Werkwijze

SOFAK vergadert vier keer per jaar. Tijdens deze vergaderingen worden de hulpaanvragen die zijn binnengekomen besproken. De vergaderdata en bijbehorende deadlines om een aanvraag op tijd in te dienen vindt u onder aan deze pagina.

Voor het indienen van een aanvraag hebben wij een Handleiding opgesteld met een aantal richtlijnen en praktijkvoorbeelden. Deze Handleiding kunt u hier downloaden. Het is verstandig dit goed door te lezen voordat u een aanvraag indient.

Aanvragen dienen inhoudelijk te vallen in één van deze drie categorieën:

  • Diaconaal-maatschappelijke activiteiten.
  • Missionaire activiteiten.
  • Opstarthulp voor nieuwe initiatieven voor gemeenschapsvorming.

De ondersteuning die SOFAK biedt is tijdelijk en niet structureel, we zijn er immers op gericht dat migrantenkerken zo groeien dat ze zelf de financiële kosten kunnen dragen.

De criteria waaraan een aanvraag minimaal moet voldoen, vindt u hier.

De volgende stappen gebeuren nadat u een aanvraag indient:

  1. De aanvraag wordt ingediend via postbus@sofak.nl. Alleen digitale aanvragen worden behandeld. Gebruik het aanvraagformulier om zeker te zijn dat u niets vergeet. Vergeet ook niet te checken of u alle bijlagen heeft meegestuurd.
  2. Binnen SOFAK wordt besproken of de aanvraag voldoet aan de criteria en het bestedingsbeleid. Zo nodig wordt meer informatie gevraagd.
  3. Bij nieuwe aanvragers die we nog niet kennen, vindt meestal een kennismakingsgesprek plaats.
  4. De aanvraag wordt door SOFAK toegekend (u krijgt geld), afgewezen (u krijgt geen geld) of aangehouden (er is meer informatie nodig voordat SOFAK een besluit kan nemen).
  5. Na toekenning ondersteunt SOFAK eenmalig of voor een bepaalde periode een specifiek project van de aanvragende organisatie.
  6. U kunt het geld niet gebruiken voor een ander doel dan waar u het voor heeft aangevraagd. Als een activiteit om welke reden niet door kan gaan, moet u dat doorgeven en komt de toekenning te vervallen.
  7. Na afloop brengt de organisatie verslag uit. SOFAK heeft dit nodig, omdat wij ons budget krijgen van mensen, kerken en andere organisaties, en hen moeten laten weten wat er met hun bijdrage is gebeurd. U kunt hiervoor het rapportageformulier gebruiken (niet verplicht).

Nieuw sinds 2023

Vanaf mei 2023 zijn een paar dingen veranderd bij SOFAK. De belangrijkste veranderingen zijn:

  • Projecten mogen één, twee of drie jaar duren.
  • Salariskosten, mits redelijk en in verhouding tot andere kosten, zijn niet per definitie uitgesloten.
  • Steunde SOFAK voorheen vooral met kleinere bedragen (gemiddeld tussen de €1.000,- en € 2.500,-), vanaf mei 2023 staan we ook open voor grotere bedragen.

Verslag

Na afloop van het project stuurt de kerk of organisatie een verslag naar SOFAK met daarin informatie hoe het project verlopen is. Wat is wel volgens plan gegaan, en wat niet? Dit verslag is zowel financieel als inhoudelijk. Uiteraard begrijpen we dat in de praktijk dingen soms anders lopen dan gepland. Zolang u dat na afloop goed kunt uitleggen, en u wel uw doel hebt weten te bereiken, maar misschien op een andere manier dat heeft moeten aanpakken, is dat geen probleem. U kunt niet het geld gebruiken voor een ander doel dan waar u het voor heeft aangevraagd. Als er aan het einde blijkt dat er minder geld is uitgegeven, wordt u geacht het overgebleven geld terug te betalen aan SOFAK. Wij kunnen het dan gebruiken om andere projecten mee te steunen.

Binnen 13 weken na afloop van het project stuurt de kerk of organisatie een verslag naar SOFAK met daarin informatie hoe het project verlopen is. Wat is wel volgens plan gegaan, en wat niet? Dit verslag is zowel financieel als inhoudelijk. Uiteraard begrijpen we dat in de praktijk dingen soms anders lopen dan gepland. Zolang u dat na afloop goed kunt uitleggen, en u wel uw doel hebt weten te bereiken, maar misschien op een andere manier dat heeft moeten aanpakken, is dat geen probleem. U kunt niet het geld gebruiken voor een ander doel dan waar u het voor heeft aangevraagd. Als er aan het einde blijkt dat er minder geld is uitgegeven, wordt u geacht het overgebleven geld terug te betalen aan SOFAK. Wij kunnen het dan gebruiken om andere projecten mee te steunen.

SOFAK heeft een rapportageformulier dat u kunt gebruiken bij wijze van voorbeeld (niet verplicht).

>> Aanvraag indienen? Lees hier de criteria, Toekenningsvoorwaarden en download hier het aanvraagformulier.

>> Submit an application? Download the application form and report form in English here.

Komt u er niet helemaal uit, of heeft u nog niet zoveel ervaring met fondsaanvragen? Voor hulp om een fondsaanvraag voor te bereiden, kunt u contact opnemen met de volgende organisaties:

Zij kunnen u helpen om uw plannen goed op papier te zetten en bij SOFAK (en eventuele andere fondsen) in te dienen. Met enige regelmaat organiseren deze organisaties ook workshops fondswerving.

Vergaderdata 2025

Het bestuur van SOFAK bespreekt nieuwe aanvragen op de volgende vergaderdata:

  • Februari – Deadlines voor aanvragen 13 januari 2025
  • Mei – Deadlines voor aanvragen 22 april 2025
  • September – Deadlines voor aanvragen 11 augustus 2025
  • November – Deadlines voor aanvragen 20 oktober 2025

Gemiddeld krijgt u binnen 4-6 weken het besluit over uw aanvraag te horen.

Geef een reactie